ИНФОРМАЦИОННАЯ СРЕДА В УСЛОВИЯХ МОДЕРНИЗАЦИИ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО ПРОЦЕССА
ИНФОРМАЦИОННАЯ СРЕДА В УСЛОВИЯХ МОДЕРНИЗАЦИИ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО ПРОЦЕССА
Аннотация
В статье раскрываются проблемы связанные с документооборотом в организации. Знания, полученные сотрудниками в учебных заведениях, стремительно устаревают, нарастает необходимость их существенного обновления. Объектом исследования является система электронного документооборота Directum. В исследовании предлагаются методические рекомендации по использованию цифровых технологий в работе с документами. Для выявления эффективности данных рекомендаций проведен опрос среди пользователей с помощью программы Google Формы. Цифровая среда образовательной организации должна стать единым пространством коммуникации для всех пользователей, действенным инструментом управления качеством реализации образовательных программ.
1. Введение
Цифровые технологии – это быстро развивающая среда, которая может качественно ускорит документооборот в образовательных организациях. В научных исследованиях ученых В.Ф. Янковая, А.Б. Пахчаняна и Е.В. Романченко рассматриваются основные понятия электронного документа и документооборота . Также в работах научной школы Е.З. Власовой (РГПУ им. И.А. Герцена, Санкт-Петербург), С.И. Осиповой (СФУ, Красноярск), Е.А. Барахсановой (СВФУ, Якутск) и др. отражены основные принципы и особенности их применения . В своих научных работах С.К. Байдыбекова, Л.В. Полушина рассматривают значимость, а особенности и проблемы внедрения также электронного документооборота . В.Ф. Янковая считает, что электронный документооборот – это информация, представленная в электронной форме посредством информационно-телекоммуникационных сетей или переработки в информационных системах . Понятие «электронный документ» следует изучать совместно с понятием «электронный документооборот». Кузнецов С.Л. отмечает, что это способ организации работы с документами в электронном виде, хранящимися централизованно в одной памяти» . Проанализировав научные исследования, можно отметить, что данная тема учеными и исследователями изучена недостаточно. Кроме существующих результатов исследования разработано достаточное количество нормативных и локальных документов, регламентирующие деятельность организаций, использующих систему электронного документооборота.
Система электронного документооборота – это программа, ускоряющая процессы согласования и обработки документов (далее – СЭД). Многие организации и компании давно перешли на СЭД. В нашей республике работают много разных СЭД. Был проведен сравнительный анализ программных продуктов электронного документооборота, которые в данное время наиболее часто используются на предприятиях, а также их основные возможности. С переходом на дистанционный режим работы всем сотрудникам, работающим с приказами обязали установить систему Directum, проводили обучение в программе Zoom в виде инструкции. В этот сложный период многоинформационную систему трудно было освоить через «бумажный» вариант, тем более через удаленный доступ к рабочему компьютеру.
В настоящее время внедрение современных информационных технологий – это модернизация и развитие всей деятельности организации. Они стали основным фактором развития системы образования, обеспечивая ее конкурентоспособность. Северо-Восточный федеральный университет (далее – СВФУ) – многоотраслевой федеральный вуз, располагающий широкими возможностями для проведения учебной, воспитательной и научно-исследовательской работы, в котором обучаются около 19 тысяч студентов. В состав университета входят 5 научно-исследовательских институтов, 12 институтов, 5 факультетов, 3 филиала – Политехнический институт в г. Мирный, Технический институт в г. Нерюнгри и Чукотский филиал в г. Анадырь . Документационным обеспечением деятельности СВФУ занимается Управление делопроизводства и контроля документооборота. Управление документами в учреждении основывается на использовании системы Directum RX. Эта СЭД начала широко использоваться В СВФУ с 2020 года началом пандемии, что позволяет дать характеристику опыта работы с этой системой. С большим количеством студентов и сотрудников работать трудно, но наш университет быстро и организованно ввел учебный процесс и управление персоналом электронный формат. В учебных подразделениях университета регистрацией документов в системе Directum RX занимается учебный отдел. Он проводит первичную обработку входящей корреспонденции, осуществляет ее регистрацию в системе электронного документооборота и контролирует доведение документов до исполнителей, включая заполнение ими отдельных разделов электронной регистрационной карточки. Методика внедрения компании Directum, используемая СВФУ им. М.К. Аммосова, приведена в одном документе, что очень удобно при организации внедрения. Однако сами этапы расписаны не очень подробно, не разработан алгоритм работы.
2. Методы и принципы исследования
В настоящее время университет работает по версии Directum 5.6. Большое внимание уделяет качественному и полноценному обучению пользователям системы. Поэтому был предложен курс обучения для ускорения и упрощения рабочего процесса. Курс предназначен для специалистов учебного методического отдела и преподавателей, чья деятельность связана с документообротом, которые работают в системе Directum. Также перед нами стояла задача обучить работников данной организации цифровой грамотности т.е ведению электронного документооборота, составлению алгоритма создания различных видов документации и получения готовых документов. В данной ситуации местом обучения является обычный образовательно-информационный сайт организации. Для того чтобы узнать результативность работы СЭД Directum, провели опрос среди специалистов и преподавателей СВФУ им. М.К. Аммосова. Опрос проведен с помощью приложения Google Формы, среди преподавателей и специалистов, которых в документообороте используют данную систему. Целью данного опроса является выявление эффективности удаленной работы и использование системы Directum. Всего в опросе участвовали 17: 8 преподавателей, 9 специалистов. Опрос был сделан для каждой категории работников отдельно и состоял из 14 вопросов. Данное исследование показывает, что электронным документом работают все участники. В начале без обучения с трудностями столкнулись большая половина сотрудников 13 из 17. На вопрос «Удобно ли работать в удаленном режиме?» специалисты все ответили – нет, а преподаватели оценили – хорошо. В результате видно, что все опрошенные в работе используют СЭДО и некоторые преподаватели встретили трудности. Далее, им отправили методические рекомендации, пошаговые инструкции по созданию приказов, обходных листов.
3. Основные результаты
С целью упрощения создания методических рекомендаций были сняты скринкасты (съемка экрана) работы в СЭДО Directum. Данные скринкасты представляют собой краткие на несколько минут видеоролики, снятые с помощью программы oCam (свободно распространяемая программа для создания скриншотов и записи видео с экрана компьютера, умеет вести съёмку выделенной области со звуком и захватывать движения курсора мышки). Звук записывался на конденсаторный микрофон Fifine K669B. Все видео размещены на канале кафедры «Информатика и вычислительная техника» педагогического института СВФУ в studio.rutube.ru. Доступ к видео открыт всем желающим, категория видео – образование, ограничение по возрасту отсутствует. Далее создали телеграмм канал «СВФУ СЭДО Directum» для размещения видео в данном мессенджере. Данный канал является публичным и имеет группу для обсуждения. Скринкастам установили QR- коды (QR – Quick Response – Быстрый Отклик двухмерный штрих-код (бар-код), дает информацию о продукте для быстрого ее распознавания с помощью камеры телефона), с помощью программы «Генератор QR-кодов».
4. Обсуждение
После просмотра методической разработки по использованию Directum специалистами и преподавателями, разработанной нами, повторно провели опрос для выявления преимущества данного вида подачи информации. На вопрос «Насколько удобна видеоинструкция?» из 17 опрошенных респондентов все ответили положительно. На вопрос «Что больше всего понравилось в видеоинструкции?» большинство (60%) опрошенных указали несколько причин: во-первых, пошаговая подача информации, во-вторых, подробность видеоинструкции с указанием всех нюансов оформления документов. Кроме указанных преимуществ, можно указать еще на то, что она проста в использовании, его можно пересматривать несколько раз, не переходя на другой источник. Половина участников опроса указали, что видеоинструкция очень удобна в плане хранения. Например, мы можем использовать ее в любой момент и в любом месте, не скачивая каждый раз и не храня в бумажном варианте. Исходя из этого, мы можем утверждать, что предлагаемая нами видеоинструкция – необходимый продукт в настоящее время.
5. Заключение
В заключении, работа в системе Directum требует специального целенаправленного обучения, который включает в себе разные технологии. При грамотном подходе, разработанные нами видеоинструкции, произведут на сотрудников должный эффект и принесет предполагаемый конструктивный результат. В настоящее время все, что связано с интернетом показывает высокий рост развития. Все что нас окружает связано с высокой технологией. Все работаем с документами, которые требуют специальных знаний и навыков. В данной статье пришли к следующему заключению, что обучение персонала как основа успешной работы организации. Следует отметить, что эффективность использования информационно-коммуникационных технологий зависит от профессиональной компетентности педагога. В условиях цифровой трансформации образования компетентность педагога в нашем понимании – это умение на высоком уровне использовать теоретические знания в своей профессиональной деятельности, тем самым, создавая условия для открытости и доступности образования, используя современные цифровые технологии.